Elektroniczna rewolucja w sądach jest wprowadzana stopniowo, a w najbliższym czasie dotknie postępowań rejestrowych.

Już od 1 lipca 2021 r. akta podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) będą prowadzone w formie elektronicznej (tzw. systemie teleinformatycznym). Papierowe akta podmiotów, które już istnieją nie będą przetwarzane na formę elektroniczną.

W przypadku rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS w aktach podmiotu będą przechowywane wydruki wniosków i dokumentów, złożonych w formie elektronicznej.

Jeśli jednak podmiot jest wpisany do obu rejestrów, to jego akta będą prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej.

Co do zasady każdy będzie mógł przeglądać tak prowadzone akta:

1. samodzielnie w dowolnym miejscu, za pośrednictwem ogólnodostępnej sieci teleinformatycznej,
2. w sądzie rejestrowym, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

Dokumenty złożone do akt będą mogły być wydawane przez sądy w formie elektronicznej, ale także dodatkowo w postaci papierowych kopii i odpisów.

Wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS będą mogły być składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Formularze jednak nie znikną, ponieważ podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej nadal będą mogły z nich korzystać.

Jeśli złożymy do rejestru przedsiębiorców wniosek w postaci papierowej, to sąd go zwróci i nie wezwie do uzupełnienia braków. Możemy jednak w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zarządzenia złożyć nowy wniosek. I jeśli zrobimy to już w prawidłowej elektronicznej formie, to wniosek wywołuje skutek już od dnia złożenia go w postaci papierowej.

Przykład:

• 15 lipca 2021 r. składamy do rejestru przedsiębiorców wniosek o zmianę danych spółki w formie papierowej,
• 10 sierpnia 2021 r. otrzymujemy z sądu rejestrowego zarządzenie o zwrocie wniosku,
• 17 sierpnia 2021 r. składamy wniosek w formie elektronicznej.

-> wniosek o zmianę danych spółki jest skuteczny już od 15 lipca 2021 r., a nie dopiero od 17 sierpnia 2021 r.

Wniosek oraz załączniki, a dokładniej dokumenty, które stanowią podstawę do wpisu lub podlegają złożeniu do akt rejestrowych, będą musiały być zaopatrzone:

• podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP

albo też

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,

skoro do wniosku należy zawsze załączać oryginały dokumentów albo odpisy lub wyciągi poświadczone urzędowo.

Co jeśli załączniki będą mieć postać papierową, a my musimy złożyć wniosek elektronicznie?

W takiej sytuacji do wniosku będziemy mogli załączyć:

• odpis elektroniczny poświadczony przez notariusza lub pełnomocnika (radcę prawnego lub adwokata)

albo

• kopię elektroniczną, czyli nic innego jak skan (w tym przypadku musimy w ciągu 3 dni wysłać do sądu rejestrowego oryginał dokumentu albo odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo).

Czy wprowadzenie obowiązkowych elektronicznych wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS ma sens? Jak najbardziej. Po pierwsze ograniczymy nieekologiczny obieg dokumentów papierowych. Po drugie składanie elektronicznych wniosków ma być z założenia łatwiejsze niż samodzielne wypełnianie pól w papierowych formularzach. System ma między innymi uniemożliwiać pozostawianie pustych pól, co dotychczas powodowało zwrot wniosku i znacznie wydłużało postępowanie, czy też podpowiadać sposoby uzupełnienia pól (rozwijanie możliwości wyboru z listy). W uzasadnieniu do projektu wskazano, że system ma działać „intuicyjnie i zostanie zbudowany w sposób przyjazny dla użytkownika”. Idea słuszna, oby jej realizacja okazała się sukcesem.